Электронный документооборот

Когда нужна система электронного документооборота

• Система электронного документооборота нужна компании, в которой на поиск нужного документа тратится много времени, а найдя его, пользователь не можете быть уверен, что это последняя версия документа.
• Длительный процесс согласования договоров и других документов. Когда вопрос требует оперативного решения, затягивание сроков ведет к убыткам компании.
• Документы пересылаются или передаются лично от одного согласующего к другому, сложно понять, на каком этапе согласования находится документ в настоящий момент.
• Всякий раз составление договора – это процесс творчества менеджеров и юристов. Нет унифицированных шаблонов документов.
• Нет привязки финансовых документов к системе управления финансами и к системам оперативного учета. Базы существуют каждая сама по себе и никак не интегрируются.

Наше предложение

• Описание и регламентация основных бизнес-процессов, связанных с движением и электронным хранилищем документов.
• Разработка и настройка структуры электронного архива документов.
• Автоматизация электронного документооборота в программном продукте «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» и интеграция с другими ИТ-системами компании.

Настроенные в системе формы и процессы, позволяют отныне только одним способом выполнить задание, и этот способ приводит к предсказуемому результату.

Результаты внедрения системы электронного документооборота:

• Полноценный электронный архив всех документов (финансовых, юридических, производственных, входящей и исходящей документацией и т.д). Вы будете уверены, что работаете с последней, а следовательно актуальной версией документа.
• Процесс согласования, рассмотрения, утверждения и любые другие действия с документом ускорятся в разы. Они станут прозрачны и понятны любому пользователю. В любой момент времени будет известно, в каком состоянии находится тот или иной документ. В работе будут использоваться унифицированные шаблоны каждого вида документов.
• Автоматизация электронного документооборота на базе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет в единой системе объединить документооборот, управление бизнес-процессами и систему управления финансами.
• К любому документу могут быть привязаны финансовые аналитики, что позволит связать электронный документооборот с системой бюджетирования. К примеру, график платежей по договору может стать основанием для автоматического бюджетирования движения денег на предстоящий год.
• Благодаря автоматизации архива и процессов в единой системе, любой из вносимых в систему документов может запускать определенные процессы. Так, например, внесенный в систему счет от поставщика может запускать процесс согласования заявки на выплату денежных средств. Поступившая от клиента претензия стартует процесс ее рассмотрения. Сохраненный в системе договор с поставщиком запускает процесс выполнения заказа.
• Для филиальных структур появляется возможность совместной работы по документам, через веб-интерфейс. При этом экономится время на рассмотрение любого документа.
• Если компания планирует проходить сертификацию по системе ISO, программный продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволит описать процессы, разработать регламенты и, более того, собрать статистику по выполнению процессов.
• Значимые юридические документы могут визироваться электронной цифровой подписью.

Эффекты для компании:

• Руководство получает эффективный инструмент контроля деятельности подчиненных
• Появляется возможность своевременного принятия важных управленческих решений
• Повышается эффективность системы управления, а как следствие – эффективность компании в целом
• Компания получает преимущества перед конкурентами, занимает лидирующие позиции на рынке

Приглашаем узнать о методологии и примерах внедрения на открытых мероприятиях «ИНТАЛЕВ».

Запрос стоимости продуктов и услуг

Смотрите также

• Управление финансами
• Ключевые показатели эффективности
• Оптимизация бизнес-процессов
• Теория Ограничений (TOC)